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F.A.Q

Q : La dématérialisation des factures est-elle légale ?

R : Oui la dématérialisation des factures est autorisée par la directive européenne CE115/2001 et transcrite dans les différents droits nationaux, c’est ce qu’on appelle la dématérialisation fiscale. En France, les articles 289 VII -2° du CGI (Code général des impôts) et 289 VII-3° du CGI retranscrivent la directive. La facture électronique peut prendre deux formes, soit un flux structuré de type EDI, soit une image signée. Pour plus d’information consultez la page sur la dématérialisation fiscale.

 

Q : Pourquoi parle-t-on de dématérialisation fiscale ?

R : On parle de dématérialisation fiscale, pour faire la différence avec la dématérialisation simple.

La dématérialisation simple permet de simplifier le traitement des flux papiers, mais nécessite toujours l’utilisation et la conservation d’une facture papier, c’est le cas par exemple avec la numérisation des factures fournisseurs ou encore l’EDI traditionnel.  

La dématérialisation fiscale consiste à échanger un document électronique qui respecte les préconisations de l’administration. Ce document électronique a valeur d’original et n’a donc pas besoin d’une copie papier, ni pour l’émetteur ni pour le destinataire.

 

Q : Quels sont les principaux avantages de la dématérialisation fiscale ?

R : La dématérialisation fiscale des factures permet de réaliser d’importantes économies. Selon les différentes études une facture sortante coute environ 9€ et une facture entrante environ 14€. La dématérialisation fiscale permet de diviser par trois les coûts de traitement des factures. Les économies sont aussi bien liées au frais d’envoi, de mise sous pli… qu’aux facilités de traitement apportées par la facture électronique (intégration dans la comptabilité, archivage électronique immédiat, absence de manipulation du papier…)

La dématérialisation permet aussi d’importants gains de trésorerie grâce à une transmission immédiate des factures qui permet de réduire les délais de règlement. La facture électronique permet aussi de réduire les délais de règlement en limitant les litiges.

Enfin la dématérialisation fiscale permet d’engager l’entreprise dans une démarche de réduction de son empreinte écologique.

 

Q : Toutes les entreprises peuvent elle faire des factures électroniques :

R : Oui, toutes les entreprises peuvent réaliser des factures électroniques à condition de se conformer à la réglementation.

 

Q : Je viens de recevoir une facture au format PDF, le fichier n'est pas signé, que dois je faire?

R : Ce type de facture n'est pas conforme au mode de dématérialisation fiscale visée par l'administration fiscale. La facture PDF ainsi reçue ne sera pas reconnue comme justificatif fiscale. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, vous vous exposez aux sanctions de non déductibilité de la TVA et de la charge sur le bénéfice imposable ainsi qu'à d'éventuelles pénalités.

Il est donc conseillé dans ce cas d'exiger, soit l'envoi d'une facture originale papier, soit l'envoi d'une facture électronique signée (PDF par exemple) conformément aux dispositions fiscales. (art289-VII 2° du code général des impots)

 

Q : Que dois je faire pour utiliser Eway-Solutions ?

R : Dans le cas ou vous souhaitez faire vos factures directement sur la plateforme, il suffit de souscrire en ligne un abonnement, vous pouvez utiliser alors directement Eway et faire vos factures dématérialisées. Si vous utilisez un logiciel de gestion commerciale ou un ERP pour faire vos factures, le plus simple est de nous contacter via le site ou en envoyant un mail a l’adresse contact@eway-solutions.com.

 

Q : Puis-je utiliser Eway-Solutions comme logiciel de gestion commerciale ?

R : le module Web'Demat de saisie des factures en ligne peut être utilisé comme unique logiciel de gestion commerciale. Il permet de gérer les clients et fournisseurs, les contacts, les articles, de personnaliser vos factures avec votre logo, de gérer les litiges avec vos clients. Vous avez donc à la fois un outil de gestion commerciale et un outil de dématérialisation directement intégré et accessible à partir de n'importe quel navigateur web.  

En plus, des interfaces standards avec les principaux logiciel de comptabilité permettent de récuperer automatiquement les écritures comptables dans votre logiciel de comptabilité. De nombreuses autres fonctions, comme la copie de facture ou la génération automatique des avoirs permettent de simplifier la vie de l'entrepreneur.  

 

Q : Tous mes clients sont-ils tenus d’accepter les factures électroniques ?

R : Non, dans le cadre de la facture en PDF signé (art 289V du CGI), un accord du client est nécessaire, l'inclusion de la notion de facture électronique dans les conditions générales de vente est suffisant et vaut acceptation. Si le client refuse la facture électronique que vous devrez la lui renvoyer en papier. Dans ce cas sachez que l’original électronique reste valable pour vous et que vous n’avez pas besoin de stocker la version papier. Dans le cadre de la facture dématérialisée sous forme de flux structuré (art 289 bis), il est nécessaire de signer une convention d’interchange avec le client.

Pour favoriser l’acceptation de la facture dématérialisée par tous vos partenaires, Eway propose à fois l’envoie de la facture par email, mais aussi un accès gratuit en consultation pour vos clients qui pourront retrouver dans leur espace toutes les factures que leurs fournisseurs leurs auront envoyées.

 

Q : Si un de mes clients ne souhaite pas recevoir de facture électronique, suis-je obligé de conserver une copie papier de cette facture ?

R: Non, l'nstruction fiscale du 11 janvier 2007 permet de conserver uniquement un double électronique des factures envoyées en papier à condition de pouvoir garantir dans le temps l'intégrité et l'authenticité de la facture. Les clients d'Eway peuvent bénéficier automatiquement de ce service en précisant dans le paramétrage de leur client s'ils souhaitent une facture papier ou une facture électronique. si c'est une facture papier, Eway va gérer automatiquement le bon routing vers une sortie papier et réaliser un original électronique qui sera conservé et archivé pour 10 ans comme une facture électronique classique

 

Q : Quel est le certicat utilisé par Eway pour la signature des factures ?

Les signatures sont effectuées à l'aide d'un certificat ChamberSign Negocio délivré par l'AC Camerfirma "AC Express Corporate Server"identifiée par l'OID   1.3.6.1.4.1.17326.10.11.3 et dont les informations sont disponibles ici : http://www.camerfirma.com/camerfirmaPublic/index/Area-Usuario/Politicas-y-DPC.html

 

Q : Mon Adobe Reader me dit que la signature de la facture que j'ai reçu par Eway est invalide ou que le signataire est inconnu. Comment faire?

Lorsque votre fournisseur vous a ajouté dans Eway, vous avez reçu un mail vous communiquant une Url permettant d'installer automatiquement la vérification des certificats de signature d'Eway. Si vous ne l'avez pas fait vous devez soit dans Adobe valider le certificat soit vous pouvez cliquer sur l'URL suivante qui réalisera l'opération pour vous https://intranet.lex-persona.com/LPWebDeployer/eway/index.php. (Opération a faire une seule fois)(opération à faire une seule fois)

 

Q : Peut on utiliser un certificat client pour signer les factures ?

Oui : il est possible d'utiliser votre propre certificat. Un test est cependant nécessaire au préalable. Dans le cadre des experts comptables, on peut par exemple utilisé le certificat Signexpert remis par l'Ordre

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